院内各部门：

为充分发扬民主，广泛听取全院师生员工对学院建设的意见和建议，及时解决师生学习、生活及工作中遇到的问题和困难，构建和谐校园，经院务会研究决定，设立院长接待日。现将有关事项通知如下：

一、接待人员

章梓茂院长，张平之书记，张长铎副书记、副院长，张淑琴副院长，贾怀义副院长。

二、接待时间和地点

时间：每周五下午16：20—18：00，若遇特殊情况，不能在预定日期安排接待，则作延期或取消处理，由学院办公室提前通知。

地点：院领导办公室

三、接待对象

全院师生、学生家长

四、接待方式

1、院长接待日列入学院每周的活动日程安排，每次接待日安排一位院领导负责接待工作。原定领导临时有要事不能负责接待的，则由学院办公室安排其他院领导负责接待。

2、欢迎所有任何师生来访，针对学院教学、管理、学风建设等方面的问题提出意见和建议，反映日常学习生活中碰到的问题和困难等。

3、学院办公室必须认真做好《院长接待日记录》。

五、接待要求

1、认真负责。参与接待的院领导要认真听取来访师生反映的问题和意见，积极主动地与来访师生进行交谈和沟通，并热情周到地做好有关服务工作，努力营造和谐友好的访谈气氛。

2、文档管理。每次接待师生群众来访的内容、处理结果都要记录在案，并填入《院长接待日记录》，由学院办公室保管，年终统一移交学院综合档案室管理。

3、保密要求。院长接待日活动参与人员应当自觉保守来访师生要求保守的秘密或者隐私，不得随意扩散来访师生反映的问题。

六、处理与反馈

1、及时处理。对来访反映的问题，院领导应及时处理，明示有关处理意见。需要集体研究后解决的要先做好解释工作，研究后及时答复，属于院内职能部门处理的问题，由学院办公室转交有关部门处理答复。

2、分工配合。院长接待日中涉及的一般性单方面事项，由分管院领导处理，涉及院重大决策和重要工作事宜，须经院长办公会研究决定后再行处理。

3、督办落实。学院办公室根据《院长接待日记录》中的领导指示，将需要督办和协调的事项转交相关部门或者人员处理，并随时跟踪办理进展情况，督促事项办理的最终落实，做到件件有结果。

4、信息反馈。学院办公室要把反映事项的最终处理结果及时反馈给来访的师生，做到件件有回音。

附：2009—2010学年第二学期“院长接待日”安排表

学院办公室

二○一○年三月二十四日

2009—2010学年第二学期“院长接待日”安排表